Ten artykuł czytasz w ramach bezpłatnego limitu

Konkurencja nie śpi, a cyfrową transformację prędzej czy później muszą przejść zarówno małe, jak i duże firmy. Wszystko zależy jednak od skali przedsiębiorstwa, liczby zatrudnianych pracowników i charakteru prowadzonej działalności.

Obecnie żyjemy w czasach cyfrowej rewolucji. Za przykład może posłużyć chociażby Uber, który nie posiadając ani jednej taksówki, czy centrali telefonicznej, poprzez sieć swoich kierowców rozwozi ludzi w miastach na całym świecie. Działalność opiera przy tym na systemie informatycznym, wzbudzając regularne protesty tradycyjnych firm taksówkarskich.

Kolejnym przykładem może być carsharing, czyli wypożyczanie aut na minuty. Tu już mamy „fizyczne” pojazdy, jednak cały proces wynajęcia samochodu odbywa się za pomocą smartfona. Opiera się to również na systemach IT – trzeba te samochody śledzić, obsługiwać płatności czy ładować im baterie w odpowiednim czasie.

– To wszystko umożliwiła cyfrowa transformacja. Nie chodzi jednak tylko o proces uruchomienia systemu komputerowego w firmie. To obecnie w wielu przypadkach zdecydowanie za mało. Tu raczej należy mówić o szeroko rozumianym usprawnieniu modelu działania całej firmy lub poszczególnych procesów zachodzących w organizacji – mówi Szymon Włochowicz, COO Hicron i Head of Delivery.

Rozważne podejście do technologii

Tradycyjne firmy muszą się do tego dostosować, bo zwyczajnie nie mają wyboru. Jednak, jak podkreśla Szymon Włochowicz, próba zinformatyzowania danych procesów w firmie bez zwracania uwagi na możliwości, jakie daje nam nowoczesna technologia, nie ma sensu. Przykładowo zastąpienie taksometru tabletem, na którym wyświetli się kwota, ale wciąż nie będzie można za jego pośrednictwem zapłacić taksówkarzowi, mija się z celem.

– Mój kolega często podaje przykład poczty, na której w pewnym momencie wprowadzono możliwość podpisania się na tablecie, zamiast na papierowym kwicie. Problem w tym, że oprócz miejsca na podpis klienta, wprowadzono także – tak jak w tradycyjnym formularzu – miejsce na wpisanie daty. Pytanie: po co, skoro system informatyczny jest w stanie zapisać znacznik czasu dokładny co do sekundy – podkreśla ekspert.

Tym samym, jeżeli chcemy wprowadzić cyfrową transformację, musimy się poważnie zastanowić, jakie możliwości daje nam nowa technologia. Bo jeżeli ktoś tego sprawnie nie przeprowadzi, zrobi to jego konkurencja. Co, w rażących przypadkach, może się skończyć dla firmy pożegnaniem z rynkiem.

Kolejny przykład: współczesna telewizja. Jeszcze nie tak dawno było dla nas czymś normalnym, że ktoś układa program telewizyjny i narzuca nam, kiedy i co w danej chwili mamy oglądać. Sukces kanałów streamingowych pokazuje, że dla kolejnych pokoleń program telewizyjny staje się już pewną abstrakcją.

Waterfall kontra agile

Model kaskadowy (ang. waterfall model) to jeden z kilku rodzajów procesów tworzenia oprogramowania. Zakłada wykonywanie określonych czynności jako odrębnych faz projektowych. Przechodzimy tu więc przez kolejne stopnie – tzw. kaskady. Zaczynając od planowania systemu, przez jego analizę po projekt. Następnym procesem jest implementacja, czyli wytworzenie kodu, faza testów i na koniec wdrożenie oraz pielęgnacja powstałego systemu. Jeżeli końcowy efekt nie będzie satysfakcjonujący, to cofamy się, nanosząc poszczególne poprawki.

Obecnie coraz częściej przeciwstawia mu się agile, a więc metodykę zwinnego wytwarzania oprogramowania. Swoje źródło ma w manifeście sformułowanym w 2001 r. w USA. Podstawowe założenia to:

- ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia;

- działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentację;

- współpraca z klientem ponad formalne ustalenia;

- reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem.

Nie oznacza to, że tradycyjne metody są bezwartościowe, ale że te nowoczesne mają unikalne zalety.

– Agile ma zastosowanie w dwóch przypadkach: gdy istnieje niepewność związana z wymaganiami, czyli nie wiemy, co zrobić, by stworzyć efektywne rozwiązanie lub niepewność związana z technologiami, czyli nie wiemy, jak to zrobić. Dzięki zwinnym metodom wytwarzania oprogramowania bardzo szybko uzyskujemy od klienta końcowego potwierdzenie, że to co robimy, jest poprawne. Wprowadzają one też wiele metod ułatwiających komunikację zespołu – tłumaczy Szymon Włochowicz.

Jak podkreśla, szybko okazało się, że możemy wytworzyć nie tylko dany produkt, ale i cały model biznesowy. Tym samym przedsiębiorca jest w stanie bardzo szybko ocenić, czy dany biznes ma szansę na powodzenie, czy też lepiej z niego zrezygnować. Jest to tym łatwiejsze, że w obecnych czasach koszty prowadzenia firmy opartej na technologii IT są nieporównywalnie mniejsze od tych, jakie trzeba było wyłożyć w czasach tzw. bańki internetowej. Chodzi tu o okres euforii na giełdach całego świata z lat 1995-2001, związanym z przecenianiem wartości spółek, które prowadziły działalność online.

– Wówczas, gdy ktoś chciał postawić portal, musiał w jednej firmie kupić dużą ilość sprzętu, do drugiej firmy udać się po system operacyjny kosztujący nieraz krocie, do trzeciej po serwer aplikacyjny, a do czwartej po serwer baz danych. Już na starcie, aby otworzyć biznes, trzeba było bardzo dużo zainwestować – podkreśla Włochowicz.

Obecnie, przy znacznie mniejszych środkach, wystarczy zwrócić się do danego dostawcy chmury, a następnie kilkoma kliknięciami myszki i jedną kartą płatniczą postawić całą infrastrukturę systemu. Metodyki zwinne sprawdzają się, gdy mamy nową organizację i chcemy przetestować pomysł na biznes. Przykładem mogą być wyrastające niczym grzyby po deszczu start-upy, które zapełniają technologiczne nisze. Z pozoru ich biznesplan może być zaskakujący, często jednak okazuje się, że odpowiednia konstrukcja i testy dały założycielom większe lub mniejsze prawdopodobieństwo odniesienia sukcesu.

Zwinny nie zawsze znaczy lepszy

Co jednak w sytuacji, gdy firma zatrudnia 40 tys. ludzi w 26 krajach i obsługuje zamówienia warte setki milionów euro miesięcznie? Wówczas agile nie powinien być odpowiedzią na wszystko.

– Warto mieć pewną świadomość metod, które możemy użyć, aby rozwiązać konkretne problemy. Cyfrowa transformacja prędzej czy później się wydarzy. Pytanie, w jakiej formie. Nie zawsze odpowiedzią jest wyrzucenie wszystkiego, co się miało do tej pory i wdrożenie metod zwinnych. Często trzeba się zdecydować na różne formy hybrydowe i dopasować metodyki wdrażania systemów informatycznych do procesów biznesowych i konkretnych sytuacji, które za tym stoją. Jest bowiem wiele kluczowych zmiennych, które w dużych przedsiębiorstwach decydują o tym, jak wdrożyć daną zmianę – podkreśla ekspert.

I podaje przykład. Firma używa określonego zestawu narzędzi. Gdy wymyślono klucz francuski, nie zrezygnowano z kluczy płaskich. One też mają swoje zastosowanie. Podobnie z metodami kaskadowymi, które wciąż są używane np. w sytuacji, gdy mamy ściśle zdefiniowany zakres prac. Przedsiębiorstwo ma uznaną technologię, termin, deadline, którego nie może przekroczyć i zespół, który zna się na tym, co robi.

– Gdy firma chce otworzyć czterysetną restaurację znanej sieci, albo dwutysięczny sklep franczyzowy, to tu raczej nie ma miejsca na zwinność. Korzysta się ze sprawdzonego wzorca. Podobnie jest w dużych przedsiębiorstwach. Istnieje pewna klasa problemów, które lepiej rozwiązuje waterfall. Sam agile nie jest bowiem magicznym rozwiązaniem. Przedsiębiorstwa, które chcą implementować metody zwinne, powinny wykształcić u siebie grono ekspertów lub sięgnąć po nich z zewnątrz. Mieć specjalistów, którzy wiedzą co robią, żeby nie skończyło się na wkręcaniu śruby młotkiem – radzi Włochowicz.

Sam był świadkiem sytuacji, gdy w przedsiębiorstwie zaimplementowano trzy różne metodyki wytwarzania oprogramowania, ponieważ firma prowadziła trzy różne typy projektów i nie było sensu stosować jednego wzorca.

W siedzibie firmy HicronW siedzibie firmy Hicron Mat. prasowe

Strategiczne błędy

Wiele firm popełnia strategiczne błędy dokonując cyfrowej transformacji. Jakie są najczęstsze? Jak wymienia ekspert firmy Hicron, pierwszy, to próba digitalizacji obecnego systemu, bez zastanowienia się, po co się to robi. Drugi, to rozpoczęcie transformacji od rzeczy, które nie przynoszą natychmiastowego rezultatu. Trzeba jednak pamiętać, żeby nie poprzestać tylko na wprowadzeniu wielu małych zmian, nie mając większej wizji tego, co za pomocą transformacji cyfrowej chcemy osiągnąć.

Kolejną ważną rzeczą jest czynnik ludzki, a więc dobranie do tego właściwych specjalistów – wykształconych wewnątrz firmy np. za pomocą zewnętrznych szkoleń lub skorzystaniu z usług ekspertów zewnętrznych.

I rzecz najważniejsza, a więc kwestia podejścia do cyfrowej transformacji jako do zmiany. – Niestety, wiele przedsiębiorstw sobie tego nie uświadamia, ale cyfrowa transformacja to nie tylko projekt wdrożenia systemu informatycznego. Musi iść za tym cały równoległy proces zmiany organizacyjnej. Dzięki temu, nie tylko zaimplementujemy nowy system, ale i przedsiębiorstwo wyniesie z niego wymierne korzyści.

Konsumeryzacja technologii

Nowe media wpływają na decyzje użytkowników końcowych. Ludzie przyzwyczajają się do rozwiązań stosowanych przez globalne marki. Wypełnienie wniosku w urzędzie, czy o kredyt w banku powinno więc być tak proste, jak zmiana statusu w popularnych portalach społecznościowych. Firmy mierzą się z dużą presją, aby standardem dorównywać przedsiębiorstwom internetowym, które mają niemalże nieograniczone środki na badania klientów, najlepszych programistów, grafików etc. Konkurencja w tym zakresie sprawia, że obsługa systemów staje się coraz prostsza i bardziej intuicyjna.

Kolejnym wyzwaniem, z którym mierzą się przedsiębiorstwa, są konsekwencje konsumeryzacji technologii wśród ich pracowników. Ludzie mający do czynienia z najnowszymi rozwiązaniami IT dostępnymi w ich prywatnych smartfonach czy laptopach, często spodziewają się zastać je także w miejscu pracy. I tu bywa, że zderzają się z topornie wyglądającym systemem wewnętrznym przedsiębiorstwa, który został skonstruowany do zupełnie innych celów.

– Jeżeli klient końcowy nie otrzyma tego, czego wymaga od danej firmy, to pójdzie do konkurencji. I to jest zrozumiałe wśród menedżerów. Bywa jednak, że trudniej zrozumieć im wymagania swoich pracowników, choć te nie zawsze są wygórowane. W jednej z firm wprowadziliśmy nowy interfejs użytkownika i skróciliśmy czas, jaki zajmowały określone procesy biznesowe z kilku minut do kilku sekund. Firma odzyskała swoich pracowników do innych zadań. Dane i poszczególne operacje się nie zmieniły. Pokazaliśmy jednak nowoczesne możliwości wykorzystania systemu – opowiada COO Hicron.

I dodaje: – Kolejnym przykładem z branży automotive, z którą ściśle współpracujemy, było usprawnienie procesu przyjęcia samochodu do warsztatu. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom IT mechanik może szybko wypełnić formularz, ustalić, co należy wykonać w danym samochodzie, a nawet dosprzedać określone produkty i usługi klientowi. Jeżeli proces odbywa się przy biurku, to możemy kompleksowo wypełnić zgłoszenie serwisowe, które będzie jasną informacją do mechaników, co konkretnie mają zrobić w samochodzie. Jako projektanci systemu musimy poznać więc nie tylko sam proces, ale i cele, jakie będą przyświecały naszemu klientowi.

Hicron

Wrocławska firma Hicron od 13 lat realizuje kompleksowe projekty IT dla dużych przedsiębiorstw, a jako Złoty Partner wspiera rozwój i integrację produktów SAP. Hicron zatrudnia blisko 300 osób i realizuje projekty na całym świecie – począwszy od Austrii, Niemiec czy Szwajcarii, a kończąc na Arabii Saudyjskiej, Katarze, Japonii czy Australii, w której w tym roku otwarto kolejny oddział firmy.

Szymon Włochowicz

COO i Członek Zarządu Hicron. Jego dział, w którego skład wchodzą programiści, konsultanci, testerzy i analitycy biznesowi, odpowiedzialny jest za dostarczanie usług klientom.

Artykuł otwarty w ramach bezpłatnego limitu

Wypróbuj prenumeratę cyfrową Wyborczej

Nieograniczony dostęp do serwisów informacyjnych, biznesowych,
lokalnych i wszystkich magazynów Wyborczej.