Ten artykuł czytasz w ramach bezpłatnego limitu

„Przepisy dotyczą tych przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania – informuje ZUS. – Rejestr ten prowadzi marszałek województwa właściwego ze względu na miejsce świadczenia usług przechowalniczych”.

Pracownicy ZUS-u przestrzegają: „Jeśli nie uzyskasz wpisu w podanym terminie, musisz zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać przechowawcy, który posiada odpowiednie uprawnienia. Od 1 stycznia 2019 r. zmieniają się przepisy – świadczenie usług w zakresie prowadzenia archiwum dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania bez wymaganych uprawnień będzie podlegało karze pieniężnej w wysokości do 100 tys. zł”.

Przepisy zakładają także m.in. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej pracowników z 50 do 10 lat, dzięki przekazaniu do ZUS odpowiednich informacji. Stanowić one będą podstawę do wyliczenia przez Zakład świadczeń emerytalnych i rentowych dla takich osób.

Dzięki temu przechodzący na emeryturę pracownik nie będzie już musiał samemu zbierać odpowiednich informacji. Będzie mógł skorzystać z tego, co pracodawca przekazał do ZUS, lub odebrać od pracodawcy dokumentację po upływie 10 lat.

Przepisy budzą jednak dużo wątpliwości.

– W związku z pojawiającymi się pytaniami przedsiębiorców co do konieczności dokonania wpisu do rejestru marszałka informuję, że do rejestru nie muszą być wpisane te podmioty gospodarcze, które przechowują dokumentację osobowo-płacową własnych pracowników (obecnie zatrudnionych i zwolnionych) oraz prowadzących tzw. outsourcing na rzecz innych podmiotów. Na przykład w zakresie spraw księgowo-kadrowych, w związku z czym dysponują dokumentacją innych pracodawców – wyjaśnia Cezary Przybylski, marszałek dolnośląski.

Nowe zasady można znaleźć w Ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją” (Dz.U. z 2018 r., poz. 357). Wykaz przechowawców jest dostępny na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz w urzędach marszałkowskich.

Czytaj ten tekst i setki innych dzięki prenumeracie

Wybierz prenumeratę, by czytać to, co Cię ciekawi

Wyborcza.pl to zawsze sprawdzone informacje, szczere wywiady, zaskakujące reportaże i porady ekspertów w sprawach, którymi żyjemy na co dzień. Do tego magazyny o książkach, historii i teksty z mediów europejskich. Zrezygnować możesz w każdej chwili.